Pro účely mapování je samozřejmě nejdůležitější mít jistotu, o jaký druh se jedná. Značná část našich druhů hub je poznatelná jen s použitím mikroskopu, ale většina z
87 mapovaných druhů je minimálně odborníkem rozlišitelná i v terénu nebo podle fotografie. Velmi žádoucí až nezbytná je tedy dobrá fotodokumentace, pokud možno několik dobře zaostřených fotografií v přirozeném světle, nejlépe z několika různých úhlů. Ještě spolehlivější je kombinace fotografie a usušení vzorku plodnice, tedy vytvoření tzv. exsikátu. Jeho příprava je relativně snadná – celá (u drobnějších druhů) nebo na poloviny či větší kusy (ca do 3 cm tloušťky) rozkrojená plodnice se usuší volně na vzduchu, na topení nebo nejlépe v sušičce na ovoce (teplota by neměla překročit 40–50 stupňů). V případě nálezu většího množství plodnice lze odebrat přiměřeně několik nejlépe různě starých plodnic. Důležité je odebrat plodnici celou, včetně bazální části (a u hub rostoucích na dřevě nejlépe s malým kouskem substrátu pro možnost dodatečného mikroskopického ověření druhu dřeviny). Takto usušený materiál může být uložen ve veřejném herbáři a jeho druhová identita může být kdykoliv potvrzena. V případě, že je takto připravený materiál k mání, lze jej vhodně zabalený zaslat na adresu uvedenou na konci této stránky.
Pozor! Sběr plodnic a příprava sušených vzorků se týká jen druhů, které v současnosti nejsou chráněné. Plodnice zákonem zvláště chráněných druhů se nesmí bez zvláštní povolenky od orgánu ochrany přírody trhat ani jinak poškozovat.
Nálezy, které nejsou zdokumentované některým z výše uvedených způsobů, je možné zohlednit jen v případě, že nálezce/mapovatel má prokazatelně velké zkušenosti s určováním hub. Proto – a také kvůli případným doplňujícím otázkám – je vhodné zanechat na sebe kontakt (e-mail, telefon...).
Kromě identity druhu (či údajů, které by odborníkům umožnily jeho určení), je nezbytné ke každému hlášení připojit i další údaje, bez nichž záznam není plnohodnotný. Jde především o místo nálezu či pozorování – jednak je třeba uvést místo nálezu z mapy (a ideálně v poznámce uvést, jak asi přesné je určení místa), jednak je vhodná i slovní specifikace (obec, místní název, katastrální území, okres apod.), dále biotop a substrát – dle vlastních znalostí („vzrostlý smrkový les, na pařezu neznámé dřeviny“, ale také „acidofilní bučina, na zemi mezi mechy z rodu ploník“ či „v parku pod břízou“); čím podrobnější údaje, tím lépe. Nemělo by chybět ani datum pozorování a jméno (či případně kontakt) pozorovatele.