Pokud nám posíláte fotografie po větších dávkách pro hromadný import, potřebujeme zároveň s fotografiemi importovat informační tabulku, která k jednotlivým fotografiím přiřazuje informace o druhu, lokalitě atp. Tuto tabulku nám můžete poslat ve formátech XLSX/XLS (Microsfot Excel), ODS (Open Office/Libre Office SCALC) či CSV (comma separated values).

Tabulka musí obsahovat sloupec s názvy souborů včetně přípony, např. IMG_4087.JPG
Další povinný údaj je vědecké jméno druhu (nemusí se nutně jednat o jméno použité jako platné na BioLibu, při importu se druhy dohledají přes synonyma, chybějící druhy dohledáme dle literatury a doplníme). Ve sloupci může být jméno zapsané jako "Carabus violaceus", nebo včetně autority jako Carabus violaceus Linnaeus, 1758, případně autorita může být v samostatném sloupci. Uvedení autority je nepovinné, pomáhá ale předejít případům, kdy je stejné jméno v BioLibu vícekrát (homonyma). Pokud se nejedná o fotku druhu, ale například o fotografie lokalit či ilustrace slovníkových pojmů, musí samozřejmě tabulka obsahovat odpovídající název.

Důležité je pole lokalita, fotografie bez uvedených lokalit mají nižší odbornou hodnotu a komplikují ověření determinací. Pokud se jedná o fotografii z jiné země než z ČR, uvádějte prosím zemi do samostatného sloupce.

Jako další sloupce lze uvádět poznámky k fotografiím, upřesnění, zda se jedná o chovaný/pěstovaný druh, samce/samici, vajíčko/larvu/hnízdo/plod/šišku či jiné slovníkové pojmy pro propojení. Vhodné je uvádět autora determinace, pokud fotku určil někdo jiný než autor. Je možné uvádět i technické informace, datum, živnou rostlinu, licenci, zkrátka vše, co najdete ve formuláři pro přidání fotografie.

Máte-li fotky v jednom adresáři a nechcete do tabulky kopírovat jméno souboru jeden po druhém, lze ve Windows použít relativně jednoduchý trik.

Pokud máte správce souborů jako je Servant Salamander nebo Total Commander, otevřte si v aktivním panelu adresář s fotkami. Pokud ne, spusťe příkazový řádek (Start, spustit, zadat nebo najít v nabídce "cmd.exe"). Otevře se "DOSové" textové okno. Nyní je potřeba se dostat do adresáře s fotkami, to lze pomocí příkazu cd (change directory), případně zadáním písmene disku pro přepnutí na jiný než aktivní. Samozřejmě je vhodné nejprve umístit fotky někam, aby se cesta jednoduše zadávala, např. "c:\fotky". Pro přepnutí disku se zadá odpovídající písmeno, např. "d:\" (bez uvozovek) a pak třeba "cd d:\fotky\biolib" (celá cesta, nebo jméno podadresáře).

Jakmile jsme v odpovídajícím adresáři, stačí spustit příkaz "dir /B > seznam.txt", který vypíše obsah adresáře ve stručném formátu (pouze názvy souborů) a uloží je do souboru seznam.txt. Ten lze pak otevřít a jeho obsah zkopírovat do Excelu či jinam a doplnit k nim jména druhů, lokality atp. Pokud soubor pojmenujete seznam.csv, měl by jít v Excelu či OpenOffice otevřít rovnou.

Pokud se na podobné experimentování necítíte, pošlete nám pouze soubory, například přes http://www.uschovna.cz či podobnou službu a my vám pošleme zpátky vygenerovaný XLS soubor na doplnění druhů a lokalit.