Přihlášený uživatel má možnost přidávat do databáze nové odkazy, informace o literatuře, časopisech a podobně.

Uživatel má možnost záznamy jím vytvořené editovat a mazat, ale jen do té doby, než je administrátor kategorie přenese do databáze BioLibu. Uživatel s právy na databázi odkazů může záznamy zakládat přímo.

Při přidávání nějaké internetové stránky do databáze je vhodné zapsat odkaz ukazující na úvodní část stránek, ne na nějakou její část. Záznam je vhodné zařadit do příslušné kategorie.

Pokud byste chtěli přidat větší množství záznamů, je možné se s hlavním administrátorem domluvit na nějakém jiném formátu (např. XLS - Excel), který se potom importuje do databáze BioLibu. Správci mohou takto hromadně importovat i externí odkazy nebo citace zdrojů k taxonům.