Běžný uživatel nemá možnost přímo měnit informace v databázi, ať už se jedná o taxonomický systém, obrázky v galerii (výjimkou jsou informační pole u vlastních fotografií) nebo např. slovníček pojmů.

Pomocí formulářů přidává pouze návrhy změn nebo nových záznamů a teprve administrátor příslušné části BioLibu může tyto změny potvrdit.

Nelekejte se proto pokud se obrázek který nahrajete do galerie ihned neobjeví mezi ostatními ani na profilu taxonu který jste k fotografii vybrali. Obrázek zůstane ve speciální sekci dokud ho správce galerie nezkontroluje a nepotvrdí.

Stejný princip funguje i u přidaných taxonů, názvů, vědeckých synonym, textů, odkazů, slovníkových pojmů, determinací obrázku atp.

Tento přístup umožňuje správcům mít větší přehled o změnách v BioLibu a také zabraňovat některým omylům (špatně určené obrázky, duplicitní taxony) či dokonce útokům na databázi.